Vous souviendrez-vous, dans 2, 5, ou 20 ans, quels avaient été les médiums utilisés et les techniques employés pour réaliser telle ou telle œuvre? Quel était son format? Quand l’avez-vous créé exactement? L’aviez-vous signée? Où? Est-elle vendue? Quel est le nom de l’acheteur? Avoir un inventaire complet de ses œuvres permet de pouvoir répondre à ces questions, et même plus.

Il est généralement conseillé de commencer dès que possible à tenir un inventaire de vos dessins, peintures, collages et autres créations. C’est beaucoup plus simple à faire au fur et à mesure que d’avoir à fouiller pour retracer toutes les informations nécessaires des mois, voire des années après la création de vos oeuvres.

Quelques unes de mes peintures à l'huile et à la cire d'abeille sur Dura-Lar réalisées en 2016 et 2017. © 2017, Louise Lamirande.

Quelques unes de mes peintures à l’huile et à la cire d’abeille sur Dura-Lar réalisées en 2016 et 2017.
© 2017, Louise Lamirande.

Les différentes options

Il existe plusieurs façons de procéder à l’inventaire de vos œuvres. En voici quelques-unes :

  • À l’ancienne. Inventaire écrit à la main sur papier et conservé dans un dossier. C’est une solution simple, mais elle est totalement désuète.  Si le dossier est endommagé ou même perdu, vous perdez en même temps une quantité de données difficiles à récupérer. Un conseil : si vous préférez cette méthode aux autres indiquées dans cet article, prenez au moins le temps d’informatiser vos données régulièrement ou faites-le faire par quelqu’un pour vous.

 

  • Fichier texte du genre de MS Word ou Excel (Writer et Calc de la suite OpenOffice). C’est probablement la formule la plus utilisée. On garde les données informatiques sur un ordinateur sous la forme de tableaux ou de formulaires créés selon nos besoins. En guise de précaution, il vaut mieux avoir un exemplaire de l’inventaire sur une clé USB, un disque dur externe ou bien sur le « Nuage » (The Cloud) avec Dropbox ou un autre service du même genre. En cas de bris de votre ordinateur, de vol ou d’incendie, ça vous évitera de perdre l’inventaire de vos œuvres.

Note. La semaine prochaine, je partagerai avec vous deux formulaires Word que j’ai créé pour mon usage personnel et qui contiennent les éléments les plus essentiels.

  • Logiciel de base de données. Une formule plus complète, mais aussi plus complexe consiste à se construire une base de données personnalisée avec un logiciel comme Microsoft FileMaker ou MS Access ou OpenOffice (Base). Si vous avez les connaissances pour le faire, lancez-vous! Pour les autres, à moins de vouloir passer beaucoup de temps à apprendre à maîtriser un logiciel, je vous suggère de choisi une autre option.

 

  • Logiciel de base de données spécialisé. La plupart des logiciels de cette catégorie sont créés avec FileMaker, vous n’avez pas à créer le système au complet, mais seulement à entrer les données. C’est beaucoup plus simple, rapide et convivial que d’avoir à tout construire par vous-même. Il en existe plusieurs dans cette catégorie. Par exemple :

Il y a divers avantages à ce type de logiciels spécialisés dont la facilité d’utilisation, la grande variété de données, la possibilité de rechercher une donnée précise dans la base, de procéder aux croisements d’informations pour créer des factures par exemple, etc. Par contre, les fonctions disponibles et le prix varient énormément d’un logiciel à l’autre. Je vous suggère de faire l’essai des versions gratuites (lorsqu’elles sont offertes) avant d’acheter afin d’éviter les déceptions. Bien des fonctions pourraient s’avérer inutiles pour vous.

  • Les services en ligne. Dans cette catégorie, je ne connais pas de service en français. Si vous en connaissez, indiquez-le-moi dans l’espace réservé aux commentaires à la fin de cet article!

Cette nouvelle façon de faire est attrayante. Elle permet d’accéder à votre inventaire à partir de n’importe quel appareil connecté à l’internet. Ça peut être pratique, très pratique même si vous travaillez souvent hors de votre atelier, rencontrez des collectionneurs lors d’une exposition ou d’un symposium ou bien si vous souhaitez mettre à jour votre inventaire lors de vos déplacements. Par contre, vous aurez des frais mensuels à payer et ne pourrez pas accéder à votre inventaire hors-ligne.

Avec ce système, vous bénéficiez des avantages et des inconvénients de l’hébergement de vos données sur l’infonuage (le Nuage ou le Cloud) : facilité d’accès partout, mais vous devez tenir compte des risques reliés au vol de données et à la bande passante de votre service internet.

Exemple d’une entreprise offrant ce genre de service (en anglais) : Artwork Archive

Le classement et l'identification de vos peintures, c'est aussi une partie essentielle de la gestion de votre inventaire. © 2017, Louise Lamirande.

Le classement et l’identification de vos peintures, c’est aussi une partie essentielle de la gestion de votre inventaire.
© 2017, Louise Lamirande.

À considérer

À considérer avant d’acheter un logiciel de base de données spécialisé ou d’adhérer à un service en ligne :

  • Idéalement, les données devraient pouvoir être téléchargeables et compatibles avec un logiciel comme Excel ou Word afin d’éviter la perte totale de vos données si la compagnie ferme ses portes.
  • Certains logiciels permettent en principe de modifier la langue utilisée. Ça peut être utile si vous travaillez comme moi en français et en anglais. Testez bien cette fonction, elle n’est pas toujours au point. Il vous faudra la plupart du temps choisir entre un système dans l’une ou l’autre langue, mais pas les deux.
  • Selon l’endroit où vous habitez et les taxes en vigueur, le système automatisé de facturation n’est pas toujours adapté. Encore une fois, testez à fond la version d’essai avant de vous engager.
  • Parfois, ces logiciels permettent d’imprimer des inventaires, des listes d’œuvres ou des factures. Assurez-vous que vous pouvez imprimer ces documents dans le format papier que vous utilisez habituellement (A4 ou format lettre US).
  • Les logiciels spécialisés ne gèrent habituellement pas les œuvres en édition limitée de façon efficace. Si vous vendez beaucoup de ce type d’œuvres, vous devrez créer un système par vous-même ou rechercher l’un des produits ou services offerts aux photographes. Faites une recherche avec Google.

J’espère vous avoir aidé à vous y retrouver parmi les diverses options pour tenir et gérer l’inventaire de vos œuvres.

Tel que mentionné un peu plus haut, la  semaine prochaine, je compte partager avec vous deux formulaires Word que j’ai créé pour mon usage personnel. Vous pourrez les utiliser tel quel ou les modifier afin de les adapter à vos besoins. C’est donc un rendez-vous!

Merci de votre présence,

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