La semaine dernière, je vous ai parlé de diverses façons de tenir et gérer un inventaire de vos créations dont une qui consiste à utiliser un logiciel tel que Word de Microsoft. Cette fois-ci, je vous propose deux documents Word sous la forme de formulaires que vous n’avez qu’à remplir. Le premier consiste en un document pour tenir l’inventaire de l’ensemble de vos oeuvres incluant le strict minimum d’information, tandis que le second document est une fiche détaillée pour chacune des oeuvres.

Téléchargement des fichiers

Ces documents vous sont offerts gratuitement. Vous pouvez les modifier afin de les adapter à vos besoins ou les partager gratuitement si vous le souhaitez. Vous n’avez pas le droit de les vendre. Tout ce que je vous demande en retour, c’est de mentionner l’origine du fichier, soit :  http://louiselamirande.com.

Veuillez lire attentivement les instructions fournies dans cet article pour savoir comment vous servir de ces fichiers et assurez-vous d’avoir une bonne connaissance du fonctionnement du logiciel Word. Je n’ai pas l’intention d’offrir de support technique concernant le fonctionnement du logiciel.

Cliquez sur les liens ci-dessous afin de télécharger les documents. Ouvrez-les dans Word et activer la modifications des fichiers. (Plus d’info à ce sujet sur le site de Microsoft.)

Compatibilité des fichiers

Ces documents ont été créés avec la version Word 2010 en format lettre (8 ½ x 11 po). Je ne suis pas certaine de la compatibilité pour les versions antérieures ou plus récentes de Word. Vous devrez faire le test par vous-même.

Ces formulaires ne sont pas reconnus par Google Doc. Pour ce qui est du logiciel de traitement de texte de la suite OpenOffice, je n’en sais rien. S’ils ne sont pas compatibles, vous pouvez toujours vous inspirer des documents que j’ai créés et construire les vôtres avec votre logiciel habituel.

Fonctionnement

  • Les documents proposés sont des formulaires Word. Ouvrez-les avec le logiciel Word de Microsoft et désactivez le mode Protégé.
  • Ensuite, cliquez sur les zones à remplir où il est indiqué « Cliquez ici pour taper du texte. », puis entrez-y vos données.
  • Dans le cas de la date, cliquez sur la case et vous verrez apparaître un triangle pointant vers le bas. Lorsque vous cliquez dessus, Word fait apparaître un calendrier. Vous n’avez ensuite qu’à choisir la date. Vous pouvez aussi entrer la date manuellement.
  • Pour ce qui est de l’image, lorsque vous cliquerez dessus, Word vous invitera à choisir un fichier sur votre ordinateur.
  • Pensez à sauvegarder le fichier modifié sous un autre nom afin de pouvoir toujours avoir accès à l’original en cas de besoin.
  • Si vous souhaitez modifier les fonctions « formulaire » des documents, vous devrez avoir accès aux fonctions de l’onglet « Développeur » qui n’est pas affiché par défaut. Pour savoir comment afficher cet onglet et connaître les différentes options disponibles, visitez cette page sur le site de Microsoft.

Description des fichiers


Le formulaire : « L’inventaire des œuvres »

Ce document est conçu pour n’inclure que les informations de base sur vos œuvres. Il permet de repérer rapidement une œuvre à l’aide de l’image. Si vous avez besoin d’informations plus détaillées, remplissez l’autre formulaire intitulé « Détail de l’œuvre ».

  • No. ID : le code permettant d’identifier l’œuvre. Ce code, vous devez l’inventer selon vos besoins. L’important, c’est que vous soyez en mesure de le décoder et qu’il soit constant. Par exemple, le code PHCD-170106 pourrait vouloir dire peinture (P) à l’huile (H) et la cire froide (C) sur Dura-Lar (D) créée en 2017 (17) au mois de janvier (01) et que c’est la sixième peinture réalisée durant cette période (06).
  • Titre : le titre de l’œuvre
  • Date : la date de création. Habituellement la date où on termine l’œuvre.
  • Médiums : les médiums utilisés (pastel, aquarelle, acrylique, etc.) et aussi le support (papier aquarelle, panneau de bois, toile, etc.)
  • Format : la dimension de votre œuvre. La largeur, la hauteur et la profondeur ou l’épaisseur.
  • Autre/Note : toute autre information pertinente.
  • Image : Mettez ici une image de petite dimension de votre œuvre. Gardez le format petit afin de ne pas alourdir votre fichier inutilement. Le but ici est seulement de pouvoir repérer visuellement l’information recherchée.

Le formulaire : « Détail de l’œuvre »

Ce formulaire sert à consigner des informations détaillées sur chaque œuvre. Bien sûr, il ne conviendra pas à tous les besoins, mais vous pourrez toujours l’adapter si nécessaire.

  • Artiste : votre nom et celui des co-créateurs s’il y a lieu.
  • Titre : le titre de l’œuvre
  • No. ID : un code d’identification créé par vous. Il doit correspondre à celui du formulaire « L’inventaire des œuvres ».
  • Date de création : date à laquelle l’œuvre a été terminée
  • Lieu : le lieu où l’œuvre a été créée
  • Technique : peinture, sculpture, collage, etc.
  • Style : abstrait, figuratif, paysage, portrait, etc.
  • Médiums/support : pastel, aquarelle, acrylique, huile, papier, toile, etc.
  • Format : largeur, hauteur et profondeur (épaisseur)
  • Encadrement : choisissez oui ou non
  • Dim. Cadre : dimensions extérieures du cadre et sa largeur.
  • Édition : s’il s’agit d’une œuvre en édition limitée, inscrivez ici le nombre total.
  • No. édition : le numéro de l’édition
  • Imprimé par : le nom de l’imprimeur
  • Date : date à laquelle l’œuvre a été imprimée. Elle peut être différente de la date de création s’il s’agit d’une photographie ou d’une œuvre numérique.
  • Signature : l’œuvre est-elle signée? Choisissez oui ou non.
  • Lieu signature : à quel endroit est située la signature?
  • Certificat : est-ce qu’un certificat d’authenticité accompagne l’œuvre?
  • État : cliquez sur la flèche et choisissez l’une des options (disponible, vendu, en consignation, etc.)
  • Autre : selon vos besoins
  • Emplacement : à quel endroit se trouve votre œuvre en ce moment?
  • Description : une description de l’oeuvre
  • Image : placez ici une image de petite taille représentant votre œuvre.

Section EXPOS/DÉPÔT

  • Titre de l’expo : titre de l’exposition
  • Lieu : lieu de l’exposition
  • Dates : début et fin de l’expo.
  • Contact : personne ressource responsable de l’expo ou commissaire

Section VENTE

  • Date de vente : pas d’explication nécessaire
  • Vendu par : vous, une galerie, un représentant, etc.
  • Détails/acheteur : le nom et l’adresse de l’acheteur
  • Prix de vente : le prix payé par l’acheteur
  • $/artiste : soit le pourcentage ou le montant reçu par l’artiste
  • Notes : toute autre information pertinente.

J’espère que ces documents vous seront utiles et vous feront sauver du temps. Personnellement, j’aurais bien aimé ne pas avoir à les faire moi-même 😉

Merci de votre présence et à bientôt,

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